Irat-Trend Kft.

A „papírmentes iroda” még mindig csak álom. Tapasztalatunk, hogy a cégek, gazdálkodó szervezetek továbbra is nehezen küzdenek meg a folyamatosan keletkező, tárolandó, kezelendő „irathegyekkel”. Az iratok kötelező megőrzési idejét jogszabályok írják elő, ráadásul az iratkezelés bizalmi munka.

Az Irat-Trend Dokumentumkezelő Kft. a fenti problémák megoldásában nyújt segítséget Ügyfeleinknek.

• Vállaljuk iratok szakszerű rendezését, selejtezését (részletes jegyzék készítésével).
• Vállaljuk iratok bizalmas megsemmisítését.
• Vállaljuk iratok tömeges digitalizálását A0-ás (térképek, rajzok) méretig.

Államigazgatási gyakorlattal, levéltári kapcsolatokkal rendelkezünk!

Ingyenes helyszíni felmérés, tanácsadás, költségkalkuláció.

Lépjen velünk kapcsolatba, kérjen ajánlatot!

 Az elektronikus iratkezelés során, leggyakrabban az alábbi részfeladatok végezzük:

• irat előkészítés,
• vonalkódozás,
• tömeges iratdigitalizálás,
• egyedi iratdigitalizálás,
• nagyméretű (A3-nál nagyobb) dokumentumok digitalizálása
• indexadatok rögzítése,
• adatrögzítés iratról,
• adatrögzítés képről,
• iktatás, érkeztetés

Az alábbiakban tipikus feladatleírások (esetleírások) olvashatóak. Ilyen és ehhez hasonló munkák elvégzését vállaljuk. Minden munkát egyedileg felmérünk, megtervezünk. A szolgáltatásokra egyedi árajánlatot adunk.

1. Szerződések tömeges digitalizálása
Tipikus feladatleírás: A feldolgozandó szerződések A4-es formátumúak, átlagos oldalszám:10 oldal/szerződés. A szerződésekből el kell távolítani a tűzőkapcsokat. Minden szerződés első lapjára egyedi vonalkódos azonosítót kell ragasztani. Az azonosítót adatbázisban kell rögzíteni név és szerződésszám egyezése esetén. A digitalizálás után helyre kell állítani az eredeti állapotot.

2. Digitalizálás levéltári átadás előtt
Tipikus feladatleírás: Levéltári átadásra korábban előkészített önkormányzati műszaki iratokból, digitalizálni kell a határozatokat és a terveket. A digitalizálandó iratanyag vegyes: A5-A0, rossz minőségű. A digitalizált iratokról rögzíteni kell az irattípust, a címet és a helyrajzi számot.

3. Pótlapok digitalizálása
Tipikus feladatleírás: Kötvényekhez tartozó, utólagosan keletkezett, papír alapú dokumentumokat kell digitalizálni. a feldolgozás közvetlenül az ügyfél dokumentumkezelő rendszerében történik. A szkennelt pótlapokat csatolni kell a rendszerben.

4. Tervtári adatrögzítés
Tipikus feladatleírás: Tervkötetekből kell adatbázist feltölteni, előre meghatározott meta-adatokkal.

5. Adatbázis hiányzó adatainak feltöltése
Tipikus feladatleírás: Ügyféladatbázis hiányzó adatait kell irattárakból kikeresni és feltölteni. Amennyiben a hiányzó adat nem fellelhető, azt jelezni kell.

6. Tömeges iktatás
Tipikus feladatleírás: Korábban digitalizált, beérkező levelek tömeges iktatását kell elvégezni. A rögzítést képről kell végezni az Ügyfél dokumentumkezelő rendszerében. Meg kell állapítani a dokumentum típusát, címzettjét és ennek megfelelően elvégezni az iktatást (az alapvető iktatási adatok rögzítésével)

 A fizikai iratkezelés során, leggyakrabban az alábbi feladatok végezzük:

• iratválogatás,
• iratselejtezés,
• selejtezési jegyzék készítése,
• selejtezési jegyzőkönyv készítése,
• iratmegsemmisítés,
• megsemmisítési jegyzőkönyv készítése,
• levéltári átadás előkészítése,
• levéltári átadás,
• iratkeresés,
• iratkiszedés,
• iratpótlás (reponálás),
• iratbesorolás (irattári jel utólagos megadása),
• iratjegyzék készítés,
• raktárjegyzék készítés,
• dobozolás,
• iratszállítás,

Az alábbiakban tipikus feladatleírások (esetleírások) olvashatóak. Ilyen és ehhez hasonló munkák elvégzését vállaljuk. Minden munkát egyedileg felmérünk, megtervezünk. A szolgáltatásokra egyedi árajánlatot adunk.

1. Iratselejtezés, iratmegsemmisítés rendezett iratok esetén
Tipikus feladatleírás: A lejárt megőrzési idejű iratok elkülönítése, irategység szintű selejtezési jegyzék készítése, selejtezési jegyzőkönyv készítése, iratmegsemmisítés (jegyzőkönyvvel).
Maradó iratok zömítése.

2. Iratselejtezés, iratmegsemmisítés rendezetlen iratok esetén
Tipikus feladatleírás: Iratválogatás, rendezés, amelynek során el kell különíteni a maradó (tovább őrzendő) és a selejtezhető (lejárt megőrzési idejű) iratokat. Az iratokat be kell sorolni (irattári jellel kell ellátni, amely az irat őrzési idejére utal). A maradó iratokról raktárjegyzéket kell készíteni. El kell végezni a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését (1. eset szerint)

3. Iratpótlás (reponálás), lefűzés
Tipikus feladatleírás: Utólag keletkezett iratokat ügydossziékba kell lefűzni. Az iratokon ügyazonosító található. Az ügydossziékhoz tartozó adatbázisban rögzíteni kell az iratot.

4. Munkaügyi iratok sorba rendezése
Tipikus feladatleírás: Munkaügyi iratokat keletkeztető szerint, évenként, ABC-be kell rendezni.

5. Államigazgatási (önkormányzati) iratok rendezése, selejtezése
Tipikus feladatleírás: Az ügyiratokat évre, ezen belül irattári jelre, ezen belül iktatószám növekvő sorrendbe kell rendezni. A selejtezéshez tételes (iktatószámonkénti) jegyzéket kell készíteni. A tételes jegyzékből irattári jelre összevont selejtezési jegyzéket kell készíteni, amit az illetékes levéltárral kell jóváhagyatni.

6. Levéltári átadás
Tipikus feladatleírás: A levéltári átadás előkészítése során, a levéltár útmutatója alapján, az iratokat szabályos selejtezési eljárásban kell részesíteni. Az átadásra összekészített iratokat semleges kémhatású szabványos levéltári dobozokba kell helyezni. A dobozokról jegyzéket kell készíteni. Az iratokat egyeztetett időpontban be kell szállítani a levéltárba. A levéltár felé teljes körű ügyintézés szükséges.

7. Iratkeresés, részleges digitalizálás
Tipikus feladatleírás: Elektronikus jegyzékben felsorolt ügydossziékat ki kell emelni az irattárból (tárhely- és dobozazonosító alapján). A megtalált ügydossziék tartalmát egy előre meghatározott lista alapján ellenőrizni kell („cheklist”). Az ügydossziékból digitalizálni kell a szerződéseket.

8. eset — Iratok rendezése, dobozolása, átszállítása külső irattárba
Tipikus feladatleírás: Nyitott polcon tárolt iratokról elektronikus jegyzéket kell készíteni. Az iratokat dobozolni kell, olyan módon, hogy minden dobozba azonos lejárati idejű iratok kerüljenek (ügylezárás és megőrzési idő alapján). A jegyzékben rögzíteni kell a dobazonosítót. Az iratokat ki kell szállítani külső irattárba. A jegyzékben rögzíteni kell az irattári tárhelyet (polcazonosítót).

9. eset — Iratok költöztetése, irattári rend kialakítása
Tipikus feladatleírás: Az iratokat az eredeti sorrend megtartásával kell átszállítani az központi irattárba és polcra helyezni. Az irattárban áttekinthető irattári rendet kell kialakítani (polcok feliratozásával). A kialakított rend alapján irattérképet kell készíteni.

• Vállaljuk komplett iratkezelési szabályzatok elkészítését, aktualizálását.
• Vállaljuk irattári terv elkészítését, aktualizálását.
• Vállaljuk irattári szabályzat elkészítését, aktualizálását.
• Iratkezeléshez, iratkezelési folyamatokhoz kapcsolódóan tanácsadást, felmérést, tanulmány készítést.

• Forgalmazunk különböző méretű és rendeltetésű iratarchiváló dobozokat.
• Forgalmazunk levéltári szabvány dobozokat A4-es és A3-as méretben, normál és semleges kémhatású (levéltári átadáshoz) alapanyagból.